Wil je iets organiseren dat jijzelf en andere studenten interessant, inspirerend of leuk vinden? Met financiële ondersteuning uit dit fonds kun je samen met andere studenten een activiteit opzetten die iets toevoegt aan de ontwikkeling van jullie soft skills. Denk aan een bedrijfsbezoek, workshop, netwerkactiviteit, een wedstrijd of challenge, excursie of evenement.
Door het initiatief om iets te organiseren, doe je belangrijke ervaringen op. Je ontdekt nieuwe interesses, vergroot je netwerk, ontwikkelt vaardigheden zoals samenwerken, communiceren en leiderschap, en komt in contact met professionals uit het werkveld.
Wat je organiseert, moet toegankelijk zijn voor HMSM-studenten. Zo creëren we samen kansen om van elkaar te leren, elkaar te inspireren en de HMSM-community nog sterker te maken.
Onder soft skills verstaan we de 21st-century skills, zoals:
- Leiderschap ontwikkeling
- Teamwork
- Communicatie vaardigheden
- Probleem-oplossende competenties
- Digitale vaardigheden
- Internationale mindset, interculturele competenties
- Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord handelen
Wat het fonds biedt
Goede ideeën verdienen de kans om uitgevoerd te worden. Het fonds biedt een financiële bijdrage om een deel van de organisatiekosten van activiteiten te dekken en deze toegankelijk te maken voor meer HMSM-studenten. Je kunt tot 50% van het budget aanvragen (met ten minste één andere inkomstenbron).
De bijdrage is bedoeld voor essentiële kosten, zoals sprekers, locatie, materialen of reiskosten. Kosten voor food & beverage worden niet vergoed, maar mogen wel onderdeel zijn van de activiteit. Deze uitgaven moeten wel redelijk blijven en in verhouding staan tot de essentiële kosten.
Criteria
De verdeling van het beschikbare budget gebeurt op basis van de meerwaarde van de activiteit. Daarbij kijken we naar de bijdrage aan de ontwikkeling van soft skills en naar de kwaliteit van de activiteit, zoals de organisatie, professionaliteit, inhoud, inclusiviteit en impact.
De hoogte van het budget hangt af van het aantal deelnemende HMSM-studenten. Activiteiten die meer studenten bereiken, hebben doorgaans een grotere impact en maken daardoor meer kans op ondersteuning.
Bekijk het scoring sheet om meer inzicht te krijgen of jouw activiteit kans maakt op een bijdrage.
Randvoorwaarden
Aanmeldingen worden geaccepteerd voor zowel de instroom in september als februari.
Alleen extra-curriculaire activiteiten
De activiteit mag geen onderdeel zijn van het curriculum en levert geen studiepunten op.
Compliance
Activiteiten mogen niet in strijd zijn met de regels van HMSM of Zuyd, waaronder de gedragscode en de Code of 10.
Co-financiering
- Het fonds financiert maximaal 50% van het totale budget.
- Er moet minimaal één aanvullende financieringsbron zijn zoals entree-tickets, contributie of sponsoring.
Impact op HMSM-studenten
- De hoogte van de bijdrage hangt samen met het aantal HMSM-studenten dat deelneemt aan je activiteit
- Minimaal 10 HMSM-studenten moeten betrokken zijn.
- De maximale bijdrage bedraagt € 50,- per deelnemende HMSM-student.
Aanvragen
*Goed om te weten: Voor iedere selectieronde stelt de Adviesraad van Foundation HMSM een budget beschikbaar. De selectiecommissie beoordeelt de aanvragen aan de hand van de vastgestelde criteria en kent de beschikbare middelen toe aan de best passende initiatieven.
Dien je aanvraag digitaal in als één document, in de volgende volgorde:
Dien je aanvraag in
Volledig ingevuld en door alle organisatoren ondertekend aanvraagformulier.
Beschrijving van de activiteit (max. 1 A4), inclusief:
- de soft skills waarop de activiteit gericht is en hoe deze worden ontwikkeld
- het doel en de verwachte impact van de activiteit
Gedetailleerde begroting, met een overzicht van alle verwachte inkomsten en uitgaven, inclusief:
- het aangevraagde bedrag bij het fonds
- bijdragen van deelnemers
- eventuele andere externe financieringsbronnen
Geef duidelijk aan welke kostenposten je wilt laten subsidiëren door Foundation HMSM The Extra Mile Fonds.
Stuur je aanvraag uiterlijk twee weken vóór één van de vaste indienmomenten naar: foundationhmsm@zuyd.nl onder vermelding van The Extra Mile aanvraag.
Planning
Je kunt 4 keer per academisch jaar een aanvraag indienen. Heb je vragen of wil je sparren over je idee? Kom dan langs tijdens het vragenuurtje.
Schema
Selectie
Selectie en toekenning
- De secretaris van de Foundation controleert of de aanvraag voldoet aan alle gestelde eisen en criteria.
- Per indienronde wordt een vast budget vastgesteld door de Adviesraad van de Foundation (op basis van de beschikbare middelen). Niet besteed budget wordt meegenomen naar de volgende ronde.
- De selectiecommissie beoordeelt per blok de ingediende aanvragen. Bekijk het scoring sheet voor de beoordelingscriteria. (LINK)
Selectiecommissie
- D&I Coördinator
- Vertegenwoordiger Curriculum
- Vertegenwoordiger Foundation
Promotie
We vinden het belangrijk dat activiteiten die vanuit het fonds worden ondersteund zichtbaar zijn.
Promotie van de activiteit
- Het moet voor deelnemers duidelijk zijn dat de activiteit mede mogelijk is gemaakt door de Foundation HMSM.
- Geef in de promotie van de activiteit zichtbaar aan dat deze mogelijk wordt gemaakt door Foundation HMSM, door de naam ‘Foundation HMSM’ en het HMSM-logo op te nemen in de communicatie en promotie van de activiteit, zowel online als offline, via de kanalen die voor de activiteit worden ingezet.
- Tijdens of na afloop van de activiteit schrijf je een bericht voor je eigen LinkedIn, waarbij je het account van de hotelschool tagt.
- Bij alle activiteiten moet de roll-up banner van de Foundation worden gebruikt en zichtbaar voor de deelnemers worden geplaatst. Daarnaast moet het fonds worden genoemd tijdens de opening of afsluiting van de activiteit. Persverzoeken verlopen altijd in samenwerking met de fondscoördinator.
- Binnen twee maanden na afloop van de activiteit moet je de financiële afrekening en een kort verslag indienen, minimaal 200 woorden plus foto’s die geschikt zijn om te gebruiken door de Foundation en HMSM voor bijvoorbeeld website of social media.
- Alle marketing- en communicatiematerialen moeten vooraf worden ingediend ter beoordeling en goedkeuring door een medewerker van het Development and Relations team. Bij onvoldoende promotie van de Foundation wordt het toegekende bedrag met 25% verlaagd. Bij het geheel ontbreken van promotie wordt het bedrag met 50% verlaagd.
Specifieke voorwaarden
Wijzigingen of annulering van de activiteit
Als de activiteit wordt geannuleerd, vervallen niet-uitgekeerde middelen automatisch.
Bij annulering is de organiserende groep verantwoordelijk voor het terugvorderen van alle restitueerbare kosten en het terugbetalen daarvan aan Foundation HMSM.
Elke substantiële wijziging in opzet, budget, locatie of doel moet direct per e-mail worden gemeld.
Ongeautoriseerde wijzigingen kunnen leiden tot intrekking van de subsidie.
De Foundation behoudt het recht om de subsidie te verlagen, op te schorten of in te trekken als de aangepaste activiteit niet langer aan de criteria voldoet.
Betalingsstructuur
Het fonds betaalt maximaal 50% van de subsidie vooraf. Het resterende deel wordt uitbetaald na uitvoering van de activiteit en het indienen van een volledige financiële afrekening.
Alle opgevoerde kosten moeten worden onderbouwd met originele bonnetjes of facturen en worden ingediend via het Zuyd-systeem Cashback.
Bonnetjes moeten duidelijk de datum, leverancier en gekochte items vermelden.
Kosten zonder bewijsstukken worden niet vergoed.
Toestemming voor foto’s en video
Voor alle foto’s of video’s in het eindverslag, zijn de organisatoren verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van alle afgebeelde personen voor gebruik in communicatie en rapportage aan Foundation HMSM.
Door het indienen van het verslag geeft de aanvrager toestemming aan Foundation HMSM om foto’s en teksten te gebruiken, met vermelding indien nodig, in communicatiekanalen zoals social media, nieuwsbrieven of de website.
Niet-subsidiabele activiteiten
De volgende activiteiten komen over het algemeen niet in aanmerking voor subsidie:
- Activiteiten die onderdeel zijn van het curriculum en/of die studiepunten opleveren.
- Een budget van meer dan € 50,- per student.
- Onvolledige aanvragen of activiteiten die niet aan de criteria voldoen.
- Activiteiten die niet door of voor HMSM‑studenten worden georganiseerd.
- Individuele activiteiten, zoals deelname aan workshops, competities en carrièredagen.
- Feestelijke activiteiten, zoals feesten, recepties, lunches, diners en borrels.
- Activiteiten gericht op goede doelen, anders dan Foundation HMSM.
- Het fonds subsidieert geen goodiebags, merchandise of buitensporige luxe voorzieningen.
