Een gastvrije opstart is als een warm bad

"Ik zou de vertrouwensband onder een vergrootglas leggen. Durf er kritisch naar te kijken. Want als het vertrouwen goed zit, dan durven je medewerkers veel meer, ze durven zichzelf te zijn, ze durven fouten te maken (en gaan hiervan leren), ze durven vragen te stellen (ook online), ze durven te ondernemen, creatief te zijn en ze durven initiatieven te nemen."

Meer nog dan anders is het van belang om gastvrij samen werken op de agenda te zetten. Gewoon, vanwege al dat thuis werken. Stel je voor, je start in een nieuw team in tijden van corona. Al je nieuwe collega’s werken online, elke vergadering via teams. Hoe krijg je dan feeling met de organisatiecultuur? Wie moet je voor wat benaderen als je een vraag hebt? Bij wie moet je zijn als je echt snel wilt doorpakken? Het zou mij allemaal maar onzeker maken. Tamara Piatkiewitz-Weide is een jaar geleden gestart bij LIOF (regionale ontwikkelingsmaatschappij voor Limburg) en maakte precies dit mee. Ik heb haar gevraagd of ze haar ervaringen wil delen, zodat wij er allemaal van kunnen leren. Hoe kun je als organisatie ervoor zorgen dat je nieuwe medewerker gastvrij kan starten, ook als het allemaal online moet?

Hoe ging de start bij jou?

Tamara Weide vertelt: “Juist de start is superbelangrijk, die moet goed gaan, ik voelde mij best onzeker. Die eerste indruk doet alles, je krijgt zelden een tweede kans. Dat geldt voor de indruk die ik maak op het team, maar net zo goed voor de organisatie en haar medewerkers, de indruk die zij maken op mij. Want het is wel zo fijn als die eerste weken juist goed aanvoelen, dat bevestigt je keuze voor deze baan. Het sollicitatiegesprek was online en meteen met toekomstige collega’s. Hierdoor werd het gesprek laagdrempeliger, er was meteen een dialoog over hoe bijvoorbeeld een werkdag bij LIOF eruitziet. Doordat het een open gesprek was, kreeg ik een gevoel bij het type mens dat er werkt. Het ‘hoera momentje’ thuis, voelde wel heel raar, maar er werd meteen gebeld, door verschillende mensen met het bericht “welkom in ons team!”. Ik kreeg een bos bloemen en dat maakt het toch een fantastische ervaring.”

Wat was de kracht van de goede start?

“Er is gewoon heel goed over alles nagedacht. Men heeft zich goed weten te verplaatsen in de beleving van de ander (een van de kern-eigenschappen van gastvrijheid) en wat je als nieuwe collega nodig hebt. Er werd bijvoorbeeld een kantoorplan gestuurd, met foto’s en uitgelegd waarom de architect deze keuzes heeft gemaakt. LIOF is een transparante organisatie, daarom is een groot deel van het plafond juist open, op deze manier zit er letterlijk niks tussen de eerste en tweede verdieping.

Ik had ook met elk team van de hele organisatie (van receptionist tot CEO) een kennismaking. Online, maar het had het gewenste effect. Iedereen stelt zich voor op een persoonlijke manier, wie ze zijn, welke hobby’s ze hebben, er werd echt een foundation aangelegd om makkelijker iemand te gaan benaderen.

Deze hele persoonlijke benadering heeft echt goed geholpen. De eerste weken belde een manager, en dan ging het gesprek niet over mijn werk maar men vroeg hoe het nu echt ging met mij. Daarnaast werken ze bij LIOF in de eerste 2 maanden met een buddy. De buddy is van een andere afdeling, dus die gesprekken gaan niet over het werk maar over mij.
Dit alles heeft ervoor gezorgd dat ik mijn start bij LIOF echt als een warm bad heb ervaren, ondanks dat het allemaal digitaal was.”

Dat klinkt heel positief. Waren er ook dingen die je ondanks dat lastig vond?

“Dat je de cultuur van de werkvloer, niet meekrijgt. Als je gewoon op locatie start, dan weet je, wie lekker gaat kletsen bij de koffie, wie werkt door tot de late uurtjes en wie je vooral niet moet storen. Ik miste het verhaal eromheen. Want je wilt de bedrijfscultuur wel heel graag snappen. Is het een hiërarchische of een platte organisatie? Informeel of formeel en hoor je de directeur aan te spreken met de achternaam. Welke informele regeltjes zijn er? Dit draagt allemaal bij aan het totale plaatje van een organisatie.

Andersom is het ook lastig, zij hebben ook mijn gezicht alleen gezien. Mijn non- verbale houding hebben zij ook van mij gemist. Ze hebben bijvoorbeeld niet dat stevige of juist slappe handje van mij gehad en ik niet van hen. Maar online werken heeft zo ook zijn voordelen. Thuis werken heb ik ook als prettig ervaren en 1x in de 2 weken zijn we nu wel op kantoor, met een vast tijdstip voor ons teamoverleg. Dit wordt bewust voor ons, zo gepland en is heel waardevol.”

Kun je een voorbeeld geven over de organisatiecultuur en hoe die bepalend kan zijn?

“Ik heb hiervoor jarenlang in België gewerkt. In België zie je veel hiërarchische organisaties. Dat was daar ook. Iedereen had zijn eigen kantoor en dat creëerde wel een bepaalde afstand. Letterlijk een deur tussen je collega’s en jou. Binnen deze hiërarchische organisatie wilden de managers de medewerkers wel zien werken, dus dat thuiswerken vonden zij maar moeilijk.
Ook zag ik dat de werknemers trouw alles volgden wat de managers zeiden en dus zelden met eigen initiatieven en ideeën kwamen.

Bij LIOF krijg ik daarentegen veel vertrouwen van de organisatie, we mogen zelf veel bedenken en ik ervaar geen controle. Mensen voelen zich vaak prettig bij zelf mogen kiezen, het stukje autonomie. Men is zich hier er wel van bewust geworden dat mensen, ondanks al het thuiswerken, toch gewoon wel resultaten leveren. En als iets niet is gebeurd, dan komt de vraag; hoe kunnen we je helpen? En ideeën worden bij LIOF juist gehoord, gewaardeerd en uitgevoerd, dat maakt een wereld van verschil.”

Wat betekent gastvrij samenwerken voor jou?

“Veel ruimte krijgen en die wordt ons hier ook gegeven, om ideeën in te brengen, alles mag gezegd worden. Dit was ik niet gewend maar we bedenken binnen ons team zelf wat we kunnen doen om bijvoorbeeld meer verbinding met elkaar te krijgen. Managers geven veel ruimte door te zeggen zoek het uit, probeer het, gewoon doen en dan kijken we wel wat werkt en wat niet. We worden allemaal serieus genomen en ideeën inbrengen wordt gewaardeerd.
Binnen onze vergaderstructuur investeren we de eerste 5 minuten in sharing = caring. Dit gaat puur over leuke dingen delen/ foto’s van het weekend, persoonlijke dingen. En dit helpt weer in die verbinding met elkaar, je weet meer wat voor een type mensen het zijn en ja, er zijn ook mensen die niets delen, dat mag want iedereen wordt in zijn waarde gelaten.

Bij LIOF wordt er ook goed gekeken naar ieders competenties, grijze gebieden en wat er met je gebeurt als je onder druk staat. Dit wordt binnen elk team besproken, zodat je precies weet hoe je team in elkaar zit en hoe je elkaars krachten kunt gebruiken. Dit hele proces gebeurde vrijwel geheel online. Daarnaast is er ook een extern coaching bedrijf die we kunnen contacteren als het nodig is. LIOF heeft als ambitie een vitaal bedrijf zijn, zoals gezond bewegen en gezonde voeding. Dus daar investeren ze in en maken ze ons steeds bewust van. Zo hebben we bijvoorbeeld wandelgroepjes, via een appje spreken we af en samen wandelen heeft natuurlijk een effect op onze gezondheid en tegelijk op de teamverbinding.”

Onderwerpen die van belang kunnen zijn bij een gastvrije start in een nieuwe organisatie

Als Hospitality Consultants gebruiken we verschillende tools om aan de slag te gaan met organisaties. Afhankelijk van de behoefte en de vraag maken we hierin een keuze. Laten we voor dit moment de Gastvrijheidsscan er eens bij pakken. Deze bestaat onder andere uit de volgende elementen:
•   Strategie & structuur: gastvrijheid in visie, structuur, communicatie
•   Kwaliteit & innovatie: lerend vermogen, feedback, borging van kwaliteit
•   Systemen & processen: gastgerichtheid van processen, flexibiliteit
•   Attitude & gedrag: openheid, inlevingsvermogen, werkdruk en motivatie
•   Leiderschap & cultuur: dienend leiderschap, mensgerichtheid, performance

Welke onderwerpen, als het gaat om een gastvrije start, zijn belangrijk geweest voor jou?
“Alle elementen in de scan zijn natuurlijk belangrijk en hebben met elkaar te maken. Maar ik zou zeggen dat op de eerste plaats de processen zorgvuldig ingericht moeten zijn. Aan de ene kant voelen collega’s haarfijn aan wat de behoefte is en bieden de processen voldoende ruimte om hierop in te spelen. En aan de andere kant zijn de processen dienend aan. Ze zijn zo ontwikkeld zodat de start van een nieuwe medewerker gastvrij is, waardoor we ons allemaal echt gehoord voelen. En dan vind ik attitude en gedrag eigenlijk wel het allerbelangrijkste. Doordat men zo mensgericht is, ontstaat er dus ook die interne openheid en vanuit dat vertrouwen ontstaan dan weer de best mogelijke oplossingen binnen ons team.”

Welke onderwerpen zouden in het algemeen bij organisaties meer aandacht mogen krijgen, zeker als je kijkt naar het online werken van tegenwoordig?

“Ik denk dat we in de toekomst 50% op locatie zullen werken en 50% online vanuit thuis. Vanuit die insteek is dit wel een belangrijk onderwerp dat de nodige aandacht verdient.
En je wilt mensen goed laten landen in een organisatie, de opgedane ervaring in het begin, daar bouwt een nieuwe medewerker de rest van zijn/haar carrière op.
Dus, ik zou de vertrouwensband onder een vergrootglas leggen. Durf er kritisch naar te kijken. Want als het vertrouwen goed zit, dan durven je medewerkers veel meer, ze durven zichzelf te zijn, ze durven fouten te maken (en gaan hiervan leren), ze durven vragen te stellen (ook online), ze durven te ondernemen, creatief te zijn en ze durven initiatieven te nemen. Allemaal cruciaal als je denkt aan onze huidige kenniseconomie.

Daarnaast denk ik aan dienend leiderschap. Managers, leiders, die zich niet op de voorgrond stellen. Als er een vergadering geleid wordt, laten ze iemand anders voorzitten, proces begeleiding laten ze over aan het team, elke keer mag iemand anders de onderwerpen ophalen, ze drukken geen stempels. Ze faciliteren, coachen, je ziet ze als gelijken. Ze zitten niet in een aparte ruimte, ze drinken samen koffie met je, lunchen samen en creëren bruggen in plaats van afstand.”

Tips van de organisatie, voor de organisatie. Kun je gastvrij en online starten in een nieuw team binnen een nieuwe organisatie?

“Ja, dat kan! In de toekomst blijven we 50% thuis werken en dan moet je wel met een aantal zaken rekening houden, om een warm bad te kunnen bieden voor je nieuwe medewerker (zeker als je deze op de lange termijn ook wilt blijven houden;)”

Concluderend komen we uit op de volgende zeven tips:
•   Voel haarfijn de situatie aan, wat medewerkers nodig hebben en anticipeer hierop (bijvoorbeeld ga samen wandelen, bel regelmatig, nodig uit op kantoor).
•   Verplaats je in de nieuwe medewerker, wat heeft hij/zij nodig om een goede start te maken: online kennis maken met alle collega’s, plattegrond, telefoontjes, buddy waar je terecht kunt met je verhaal, een bloemetje, maak het persoonlijk, denk aan een who is who, faciliteer die interne verbinding door bijvoorbeeld ook regelmatig een teamoverleg in te plannen op locatie.
•   Doe leuke dingen samen om de verbinding te maken. Ga bijvoorbeeld met carnaval allemaal verkleed achter het scherm, stuur per post een cadeautje, verbind aan elk seizoen een onlinefeestje om er toch iets van te maken. Verras niet alleen het personeel maar ook bijvoorbeeld de kinderen en partners.
•   Leg vertrouwen versus wantrouwen eens onder het vergrootglas. Hoe ervaren andere dit en ga met elkaar het gesprek aan, hoe het vertrouwen kan groeien. Want er is niks zo naar als online werken in een cultuur van wantrouwen. En, by the way mensen, vertrouwen groeit als je ‘a’ hebt gezegd, je ook ‘b’ zegt.
•   Wees transparant en loop niet weg van de ‘pijnpunten’ maar doe er iets aan. Bijvoorbeeld laat zien dat mannen meer verdienen dan vrouwen, onderzoek de kansen en bekijk wat eraan gedaan kan worden.
•   Probeer ook het thuiswerken zo goed mogelijk maken met een extra scherm of een bureaustoel. Denk mee hoe je het voor de medewerker zo Arbotechnisch mogelijk kunt maken.
•   Denk aan dienend leiderschap, mensen die echt willen horen hoe het met je gaat en oprecht interesse hebben. Leiders die een open organisatiecultuur weten te creëren samen met hun teams, want van daaruit durft iedereen veel meer!

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Tamara Piatkiewitz-Weide, Business Developer (Innovatieondersteuning) van LIOF, dank je wel voor de prettige en gezellige samenwerking! Ik weet zeker dat er genoeg organisaties zullen zijn die inspiratie ophalen uit jouw verhaal ;)